Письмо-запрос – это официальный документ, направляемый для получения информации, уточнения условий сотрудничества или запроса коммерческого предложения. Грамотное оформление такого письма повышает вероятность получения быстрого и четкого ответа.
Содержание
1. Основные элементы письма-запроса
- Реквизиты отправителя и получателя
- Четкая формулировка запроса
- Обоснование необходимости информации
- Указание сроков ответа
- Контактные данные для обратной связи
2. Структура письма
| 1. Шапка письма | Дата, исходящий номер (при необходимости), наименование организации-получателя |
| 2. Обращение | Персональное (если известно имя) или общее ("Уважаемые господа!") |
| 3. Вводная часть | Краткое представление отправителя и цель обращения |
| 4. Основная часть | Конкретный перечень запрашиваемых сведений или услуг |
| 5. Заключение | Благодарность, указание сроков ожидания ответа, контакты |
3. Рекомендации по составлению
- Используйте официально-деловой стиль изложения
- Формулируйте запросы максимально конкретно
- Избегайте избыточной информации, не относящейся к делу
- Указывайте реалистичные сроки для ответа
- Предусмотрите возможность уточнения информации
Пример письма-запроса
ООО "ТехноПром"
Исх. № 45 от 15.06.2023
Генеральному директору
ООО "ПоставщикПлюс"
Петрову И.С.
Уважаемый Иван Сергеевич!
Наша компания заинтересована в приобретении партии компьютерного оборудования. Просим вас предоставить следующую информацию:
- Коммерческое предложение на поставку 15 рабочих станций модели Expert Pro
- Условия оплаты и возможные скидки
- Сроки поставки оборудования
- Гарантийные обязательства
Просим направить ответ до 20.06.2023. Для уточнения деталей вы можете связаться с менеджером отдела закупок Сидоровой Анной по телефону +7 (XXX) XXX-XX-XX.
С уважением,
Директор ООО "ТехноПром"
А.В. Иванов
4. Типичные ошибки
- Отсутствие конкретики в запросе
- Излишне пространные объяснения
- Неуважительный тон изложения
- Отсутствие контактных данных
- Не указаны сроки ожидания ответа
Правильно составленное письмо-запрос экономит время обеих сторон и способствует эффективному деловому взаимодействию.
